Obieg spraw (zadań)

Zarządzanie zadaniami i workflow

System umożliwia tworzenie i delegowanie zadań podległym pracownikom, przydzielanie wykonawców do zadania na każdym etapie realizacji. Wspiera tworzenie i obsługę zadań cyklicznych. Istniejące w systemie zadania (sprawy) mogą być scalane, definiowane jako nadrzędne i podrzędne. IntraDOK oferuje możliwość wielopoziomowej kontroli stanu realizacji zadań (spraw), raportowania stanu poszczególnych zadań, możliwość wymuszania raportowania.

Definiowanie zadań

  • ustalanie czasu rozpoczęcia i zakończenia zadania
  • wybór zadania nadrzędnego
  • możliwość wyboru wzorca zadania, który automatycznie zdefiniuje punkty węzłowe (etapy) zadania
  • możliwość opatrzenia zadania opisem i komentarzem
  • wybór priorytetu zadania i stopnia zaawansowania jego realizacji
  • możliwość nadania znaku zadania wg JRWA
  • wybór celu rozesłania
  • wybór odbiorców zadania (polecanie służbowe, wgląd)
  • możliwość nadawania uprawnień osoby prowadzącej
  • możliwość wymuszania potwierdzenia otrzymania zadania podpisem cyfrowym

Obsługa zadań

  • możliwość dołączania raportów do zadania tworzonych za pomocą specjalnego edytora
  • dołączanie plików, dokumentów i wiadomości e-mail do zadania
  • możliwość pracy grupowej nad plikami – tworzenie kolejnych wersji dołączonych do zadania plików
  • możliwość dołączania prywatnych uwag
  • możliwość tworzenia zadań podrzędnych
  • możliwość definiowania cykliczności zadania
  • dostęp do historii i właściwości zadania

Raportowanie

  • możliwość oznaczania ważnych raportów
  • możliwość łącznie plików z raportami
  • możliwość wyboru osób/grup weryfikujących raporty
  • możliwość tworzenia odpowiedzi na raporty
  • możliwość tworzenia kolejnych wersji raportów
  • możliwość wydruku raportu

Przepływ zadań (workflow)

  • tworzenie ścieżek workflow
  • definiowanie połączeń w ścieżce – samodzielne tworzenie warunków determinujących przejścia
  • definiowanie wolnych punktów w ścieżce
  • definiowanie formularzy należących do ścieżki – wstawianie różnego rodzaju pól, określanie wymagalności
  • definiowanie ról w ścieżce, poszczególnych aktorów – przypisywanie pracowników do pełnienia poszczególnych ról
  • możliwość dodawania nowych punktów do istniejących ścieżek oraz przydzielania punktów do roli lub wysyłanie do puli
  • graficzne obrazowanie ścieżek workflow – możliwość tworzenia rozbudowanych struktur