Obieg dokumentów

Przepływ dokumentów

IntraDOK umożliwia przekazywanie dokumentów pomiędzy uprawnionymi użytkownikami systemu oraz za pomocą poczty elektronicznej. Otrzymany dokument można z łatwością wydrukować lub zapisać na dysku. Do dokumentów można dołączać komentarze, przypisywać inne dokumenty tworząc wzajemne powiązania. W oparciu o otrzymany dokument można rozpocząć nowe zadanie lub sprawę. Nowe i zarejestrowane wcześniej dokumenty można przypisywać do istniejących już spraw.

Działania na dokumentach

  • możliwość modyfikacji opisu dokumentu
  • możliwość rozsyłania dokumentu do zdefiniowanych użytkowników, grup, elementów struktury organizacyjnej
  • możliwość łączenia dokumentów
  • dodawanie dodatkowych plików do dokumentów
  • możliwość scalania dokumentów
  • dostęp do poprzednich wersji dokumentu (tworzenie wersji)

Przepływ dokumentów

  • rozsyłanie dokumentów do użytkowników bezpośrednio w systemie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej
  • możliwość wysyłania dowolnej liczby dokumentów jednocześnie
  • możliwość opatrzenia dokumentu komentarzem
  • możliwość wymuszania potwierdzenia otrzymania dokumentu podpisem cyfrowym
  • automatyczne rozsyłanie zarejestrowanych dokumentów dzięki zaimplementowanym mechanizmom APD
  • monitorowanie rozesłanych dokumentów (1 użytkownik może otrzymać dokument lub jego wersję tylko raz)

Ścieżki APD (automatyczny przepływ dokumentów)

  • definiowanie ścieżki w oparciu o informacje takie jak: kategoria i rodzajów dokumentu, nadawca/odbiorca, sposób dostarczenia lub otrzymania dokumentu
  • przydzielanie poszczególnych operacji (pozycji) poszczególnym pracownikom
  • definiowane celu poszczególnych operacji, czasu realizacji, sposobu alertowania
  • możliwość dodawania dowolnych pozycji i budowy struktur drzewiastych z wymuszaniem wykonywania pozycji wejściowych

Działania użytkownika na dokumencie

  • możliwość dalszej dystrybucji dokumentu przez użytkownika
  • możliwość rozpoczęcia zadania lub procesu w oparciu o otrzymany dokument
  • możliwość przypisania dokumentu do zadania lub procesu
  • możliwość dołączania prywatnych uwag i komentarzy
  • możliwość wydruku dokumentu i zapisania dokumentu na dysku
  • możliwość dołączania plików, innych dokumentów oraz wiadomości email z systemowego klienta poczty do dokumentu
  • możliwość generowania odpowiedzi na dany dokument z wykorzystaniem szablonów pism